Terms, Privacy and Policies 

Terms, Privacy and Policies 

Initial Appointment

Introductory session:

Before any treatment begins, an introductory or anamnesis session is required, either in person or online. No treatment will be carried out without this session. After this conversation, the therapist may decide to refer the client elsewhere and retains the right to decline further treatment.

Follow-up sessions:

A brief evaluation takes place at each follow-up appointment. The client is responsible for informing the therapist in a timely manner of any changes in their situation.

Evaluation:

Before and after each session, the therapist and client discuss how the session was experienced. The therapist may terminate the therapeutic process at any time. In such cases, the client will receive a refund of any prepaid sessions.

Information:

The client is responsible for providing accurate and complete information. Inaccurate or incomplete information may affect the outcome of treatment.

Therapist responsibility:

The therapist is committed to supporting the client to the best of their professional ability but cannot guarantee specific results.

Privacy:

All personal data is treated confidentially according to GDPR guidelines. After completion of treatment, the client file is stored anonymously for 20 years in accordance with Dutch legal requirements.

Other healthcare providers:

If the client is currently receiving care from a doctor, physiotherapist or specialist, this must be reported in advance.

Prices:

The therapist will clearly communicate all prices before treatment. Current prices are listed on the website.

The therapist reserves the right to adjust fees; clients with ongoing sessions will be informed as soon as possible and always before a new appointment.

MEDICAL HISTORY AND ETHICS

Honesty:

The client must provide truthful information regarding medication use and medical history.

Psychological conditions:

Severe psychological issues (such as psychosis) must be disclosed in advance. The therapist may decide to refer the client to another professional.

Complementary care:

The therapist’s services are complementary to regular medical care. The therapist does not diagnose medical conditions, does not cure illnesses and never advises discontinuing prescribed medication.

Treatment plan:

The therapist creates a treatment plan based on the information provided by the client and conducts sessions with professional care and expertise.

Legislation:

The therapist adheres to the Dutch WGBO and Wkkgz guidelines, including confidentiality obligations, and the complaints and disciplinary procedures via CAT and GAT.

LIABILITY

Own risk:

The client makes use of the therapist’s services voluntarily and at their own risk.

Damage:

The therapist is not liable for damage resulting from incorrect or withheld information provided by the client.

Personal property:

The therapist is not responsible for loss, theft or damage to personal belongings in or around the practice.

Treatment results:

The therapist cannot be held liable for the absence of expected results or for any negative effects.

PRACTICAL AGREEMENTS

Cancellations:

• Appointments can be cancelled or changed free of charge up to 48 hours in advance.

• Cancellations within 24–48 hours: 50% of the fee will be charged.

• Cancellations within 24 hours: 100% of the fee will be charged.

• Cancellations must be made in writing via email: runetherapie@gmail.com

Payment:

• The intake must be paid in advance by invoice.

• Follow-up sessions are paid by card or invoice immediately after the session.

• For telephone or online sessions, the client receives an invoice beforehand, which must be paid prior to the appointment.

Collections:

• If payment obligations are not met, a reminder will be sent with an additional €12.50 fee.

• Continued non-payment may result in collection costs of at least 15% of the outstanding amount (minimum €35).

Workshop/course cancellation:

• Up to two weeks in advance: €50 cancellation fee.

• Within two weeks: full fee payable.

Late arrival:

If the client arrives late, the session will be shortened without a reduction in cost.

TREATMENT AGREEMENT

Formation:

After the introductory session, a treatment agreement is established when a follow-up appointment is booked. This agreement is documented in writing and includes the therapeutic relationship, the client’s request for help and the treatment goals.

Files are stored for at least 20 years in line with legal requirements.

Confidentiality and client file:

• The therapist keeps a client file; the client has the right to view, correct, delete or receive a copy of this file.

• Files are stored for 20 years unless a longer period is necessary.

• The therapist is legally bound to confidentiality. Information is only shared with third parties with the client’s written consent or when legally required.

Ending the agreement:

• By mutual agreement.

• Unilaterally by either the client or therapist (e.g. misconduct, failure to meet conditions, contraindications).

• Automatically if no appointment has taken place for more than three months.

Intake:

• During the intake, the therapist and client discuss the help request; the client is expected to be open and honest.

• The therapist may refer the client elsewhere after the intake if needed.

• The intake always takes place online.

• A brief telephone introduction occurs beforehand.

• The client completes an intake form; it is stored anonymously for the duration of treatment and can be requested by the client at any time.

HYGIENE, SAFETY AND RESPECT

Hygiene:

Clients are expected to attend sessions clean, sober and clear-headed.

Respect:

Disrespect or boundary-crossing behaviour will not be tolerated. The therapist may refuse further sessions without refund.

On location:

• No smoking or alcohol during sessions.

• Damage caused by the client to the therapist’s property or premises will be charged to the client.

• The therapist sometimes works from home, where the practice room is located. Clients are expected to treat the home, belongings, pets and household members with respect. The therapy room is private and secure; access requires passing through shared living areas.

Complaints:

Complaints can be submitted to the professional association CAT or the GAT Disputes Committee.

Applicable law:

All agreements are governed by Dutch law.

Questions:

 For any questions regarding these terms or the privacy policy, clients may contact the therapist.

Algemene voorwaarden - Terms, Privacy and Policies  in Dutch. 

• Startgesprek: Voor een eerste behandeling vindt altijd een kennismakings- of anamnesegesprek plaats, fysiek of online. Zonder dit gesprek wordt geen behandeling uitgevoerd. Na dit gesprek kan de therapeut besluiten door te verwijzen en behoudt zich het recht verdere behandeling te weigeren.

• Vervolgbehandelingen: Bij elke vervolgbehandeling wordt kort geëvalueerd. De cliënt is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van wijzigingen in diens situatie.

• Evaluatie: Voor en na elke behandeling wordt besproken hoe deze is ervaren. De therapeut kan het traject te allen tijde beëindigen. Bij beëindiging door de therapeut ontvangt de cliënt restitutie van vooruitbetaalde behandelingen.

• Informatievoorziening: De cliënt is verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste en volledige informatie. Onjuiste of incomplete informatie kan tegenvallende resultaten opleveren.

• Verantwoordelijkheid Therapeut: De therapeut garandeert inzet om de cliënt zo goed mogelijk te helpen, maar biedt geen garantie op een gewenste uitkomst.

• Privacy: Alle persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld conform de AVG-richtlijnen. Na afronding van een behandeltraject wordt het dossier anoniem bewaard voor een periode van 20 jaar volgens WKKGZ richtlijnen. 

• Raadpleeg andere zorgverleners: Indien de cliënt al onder behandeling is bij een arts, fysiotherapeut of specialist, dient dit vooraf te worden gemeld.

• De therapeut is verantwoordelijk vooraf duidelijk de prijzen aan de cliënt te verstrekken. De huidige prijzen worden hier aangeduid. 

• De therapeut behoud zich het recht tot prijs te herzien en zal bij verandering van tarieven de lopende cliënten zo snel mogelijk op de hoogte stellen in ieder geval voorafgaand een nieuw consult. 

MEDISCHE HISTORIE EN ETHIEK

• Eerlijkheid: De cliënt dient eerlijk te zijn over medicijngebruik en medische geschiedenis.

• Psychische problematiek: Bij ernstige psychische problemen (zoals psychoses) moet dit vooraf gemeld worden. De therapeut kan besluiten door te verwijzen.

• Aanvullende behandelingen: De diensten van de therapeut zijn aanvullend op reguliere medische behandelingen. De therapeut stelt geen medische diagnoses, geneest geen ziekten en adviseert nooit om voorgeschreven medicatie te stoppen.

• Behandelplan: De therapeut stelt een behandelplan op gebaseerd op de verstrekte informatie van de cliënt en voert dit uit met professionele kennis en ervaring.

• Wetgeving: De therapeut conformeert zich aan de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), en de wet WKKGZ inclusief geheimhoudingsplicht en klacht- en tuchtrecht via CAT en GAT.

AANSPRAKELIJKHEID

• Eigen risico: De cliënt maakt vrijwillig en op eigen risico gebruik van de diensten van de therapeut.

• Schade: De therapeut is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door het niet verstrekken van correcte informatie of door verzwijgen van medische gegevens.

• Persoonlijke eigendommen: De therapeut is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen van de cliënt in en rondom de praktijk.

• Behandelresultaten: De therapeut kan niet aansprakelijk worden gesteld voor uitblijven van resultaten of eventuele negatieve gevolgen.

PRAKTISCHE AFSPRAKEN

Afzeggingen:

• Afspraken kunnen tot 48 uur voorafgaand kosteloos worden geannuleerd of gewijzigd.

• Bij afzegging tot 24 uur voor de afspraak wordt 50% van de kosten in rekening gebracht.

• Bij afzegging minder dan 24 uur vantevoren wordt de gereserveerde tijd volledig in rekening gebracht.

• Afzegging gebeurt altijd schriftelijk via de mail: runetherapie@gmail.com .

• Hierin zal de therapeut altijd menselijk blijven, wanneer de omstandigheden echt onverhoopt zijn zal deze zeker mee denken. 

Betaling:

Bij intake dient vooraf per factuur te worden betaald.

Betaling van vervolgconsulten vindt plaats via pin of factuur, direct na afloop van de sessie.

Voor telefonische of online consulten ontvangt de cliënt vooraf een factuur die voorafgaand aan de sessie moet worden voldaan.

Incasso:

Bij niet-nakoming van betalingsverplichtingen ontvangt de cliënt een betalingsherinnering, waarvoor €12,50 extra in rekening wordt gebracht.

Bij verdere wanbetaling kunnen incassokosten tot minimaal 15% van de hoofdsom (€35 minimum) worden doorberekend.

Annulering workshops/cursussen:

Tot twee weken vooraf: €50 annuleringskosten.

Binnen twee weken: volledige kosten verschuldigd.

Te laat komen:

Bij te laat verschijnen, wordt de sessie ingekort zonder korting op de kosten.

BEHANDELOVEREENKOMST

Totstandkoming: Na het kennismakingsgesprek ontstaat bij het maken van een vervolgafspraak een behandelingsovereenkomst. Deze wordt schriftelijk vastgelegd. Deze overeenkomst omvat de therapeutische verhouding tussen cliënt en therapeut, de hulpvraag en de behandeldoelen.

De overeenkomst wordt minimaal 20 jaar bewaard, conform wettelijke eisen.

Vertrouwelijkheid en Cliëntdossier

• De therapeut houdt een cliëntdossier bij. De cliënt heeft recht op inzage, wijzigen, wissen en ontvangen van dit dossier.

• Dossiers worden 20 jaar bewaard, tenzij een langere termijn noodzakelijk is.

• De therapeut heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht. Gegevens worden alleen gedeeld met derden met schriftelijke toestemming van de cliënt of indien wettelijk verplicht.

Inhoud:

• De therapeut en cliënt gaan een professionele relatie aan voor een bepaalde periode.

• De behandeldoelen worden bijgesteld indien nodig.

Beëindiging:

• In overleg tussen cliënt en therapeut.

• Eenzijdig door de cliënt of therapeut (bij wangedrag, niet-nakoming voorwaarden, of contra-indicaties).

• Automatisch als er langer dan drie maanden geen afspraak is gemaakt. 

Intake:

• Tijdens de intake bespreken de therapeut en cliënt samen de hulpvraag, waarbij de cliënt zo open en eerlijk mogelijk is.

• De therapeut behoudt zich het recht voor om na de intake door te verwijzen indien nodig.

• De intake vindt altijd online plaats.

• Voorafgaand aan de intake vindt een telefonische kennismaking plaats.

• Voor de intake vult de cliënt een intakeformulier in. De therapeut bewaart dit formulier geanonimiseerd gedurende de therapie. Het dossier en intakeformulier zijn te allen tijde opvraagbaar door de cliënt.

HYGIËNE, VEILIGHEID EN RESPECT

Hygiëne: Cliënten dienen gewassen/gedoucht en nuchter/helder te zijn tijdens de sessies.

Respectvolle omgang: Respectloos gedrag wordt niet getolereerd. Bij grensoverschrijdend gedrag kan de therapeut verdere sessies weigeren zonder restitutie.

Op locatie:

• Er wordt niet gerookt of alcohol genuttigd tijdens sessies.

• Schade aan eigendommen van de therapeut of locatie door schuld van de cliënt wordt verhaald op de cliënt.

• De therapeut werkt geregeld vanuit huis waar ook een praktijkruimte is gevestigd (in Amersfoort), hierbij word verwacht van de cliënt respectvol om te gaan met bezittingen, huisdieren en huisgenoten. De therapie ruimte is een afgesloten privé ruimte waar niemand tijdens sessie binnen kan komen. Om hier te komen dient een stukje algemene woonruimte gekruist worden.  

Klachten en Geschillen

Klachtenprocedure: Klachten kunnen worden ingediend bij de beroepsvereniging CAT of via de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT).

Toepasselijk recht: Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Vragen: Voor vragen over de voorwaarden of de privacyverklaring kan contact worden opgenomen met de therapeut.